Politique sur la protection des renseignements personnels

Portée de la Politique

La présente politique sur la protection des Renseignements personnels (la « Politique ») de Petra Ltée, ses affiliés et sociétés du même groupe (collectivement « Groupe Petra ») a pour but de décrire la façon dont Groupe Petra récolte, utilise, conserve et communique vos Renseignements personnels (tels que ci-après définis).

La Politique s’applique à tous les Renseignements personnels recueillis et traités par Groupe Petra auprès des visiteurs, des locataires, des fournisseurs de services ou partenaires commerciaux et des utilisateurs de notre site Internet, de nos applications mobiles ou de nos médias sociaux. Toutefois, cette Politique n’est pas applicable aux sites Internet ou aux services de tierces parties auxquels il serait possible d’avoir accès en cliquant sur les liens pouvant être affichés sur le site Internet du Groupe Petra. Groupe Petra n’est pas responsable de la façon dont ces tiers recueillent, utilisent ou divulguent vos Renseignements personnels, il est donc important de vous familiariser avec leurs politiques de confidentialité avant de leur fournir vos Renseignements personnels.
 

Définition de « Renseignements personnels »

Le terme « Renseignement personnel », lorsqu’utilisé dans le cadre de cette Politique, désigne tous les renseignements pouvant servir à identifier une personne physique, tels que, mais sans limitation, son nom, ses coordonnées, son adresse IP, ses historiques de navigation, etc. (les « Renseignements personnels »).

De façon générale, les coordonnées professionnelles telles que nom, titre, adresse ou numéro de téléphone au travail sont des Renseignements personnels qui ne sont pas soumis aux mêmes obligations. À titre indicatif, nous n’avons pas besoin d’obtenir votre consentement pour les recueillir et ces renseignements ne sont pas confidentiels.

Collecte des Renseignements personnels 

Lorsque vous naviguez sur notre site Internet ou nos applications mobiles, consultez nos plateformes de médias sociaux, visitez nos immeubles, vous abonnez à notre infolettre, participez à un concours ou à une promotion, communiquez avec nous et interagissez avec nous, que ce soit en personne ou via un moyen électronique, nous collectons notamment les renseignements suivants :

Renseignements fournis volontairement

Certains Renseignements personnels à votre sujet, tels que vos coordonnées personnelles, nous sont transmis au travers de formulaires et de l’interactivité établie entre vous et notre site Internet, nos réseaux sociaux, nos applications mobiles et/ou notre réseau Wi-Fi sur une base volontaire, ainsi que lors de visites de nos locaux, l’utilisation de nos services, l’abonnement à notre infolettre ou votre participation à un concours ou à une promotion.

Locataires (pour les personnes physiques)

Lorsque vous souhaitez louer un espace dans un de nos immeubles, nous pouvons recueillir notamment votre nom, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, une copie d’une pièce d’identité, vos renseignements bancaires, vos références, vos renseignements concernant votre assurance ainsi que tout autre renseignement que vous pouvez nous fournir de temps à autre.

Renseignements électroniques/techniques

Certains renseignements peuvent être collectés automatiquement au moyen de fichiers journaux (log file) et de fichiers témoins (cookies), tels que le type et la version de navigateur et/ou le système informatique utilisés par l’utilisateur, l’adresse IP, les pages consultées ainsi que les dates de connexion sur notre site Internet.

Les renseignements ainsi collectés nous permettent principalement d’établir des statistiques générales, notamment, le nombre de visites, le temps de visite et les pages consultées lors de votre navigation sur nos sites et/ou nos plateformes de médias sociaux. Vous pouvez modifier votre navigateur afin de rejeter ces fichiers témoins, mais certaines pages desdits sites pourraient alors ne plus fonctionner de manière optimale.

Renseignements recueillis auprès de tiers

Il est également possible que nous collections vos Renseignements personnels, dans le cadre d’un nouveau partenariat ou nouvelle relation d’affaires, auprès de tierces parties, notamment dans le cadre de vérification d’antécédents, de dossiers de crédit, de casiers judiciaires ou à des fins de recherche et développement.

Surveillance vidéo

Groupe Petra utilise des technologies de surveillance vidéo, de capteurs ou d’autres types de systèmes similaires que nous pouvons utiliser de temps à autre dans les immeubles sous notre gestion pour surveiller les zones publiques desdits immeubles (par exemple : les stationnements, les halls d’entrée et les aires communes) et ainsi assurer la sécurité des particuliers et celle des biens et actifs des immeubles et des locataires. Des images vidéo ainsi que la voix de personnes qui accèdent à nos immeubles et les numéros de plaque d’immatriculation de certains véhicules peuvent être capturées. Si vous ne souhaitez pas que votre voix et des images de vous-même ou de votre véhicule et de votre numéro de plaque d’immatriculation soient capturées par nous, veuillez ne pas entrer dans ces zones.

Un enregistrement de surveillance vidéo ou autre type de système similaire peut être fourni à un organisme d’application de la loi ou tout organisme compétent si la loi le permet ou l’exige ou aux fins d’une enquête sur l’application de la loi.
 

Utilisation des Renseignements personnels

Groupe Petra agit de façon raisonnable lors de la collecte et de l’utilisation de vos Renseignements personnels et ne recueille que les renseignements nécessaires à ses activités. Ceci inclut notamment les utilisations suivantes :

•  à des fins commerciales générales, soit pour évaluer, établir et maintenir des relations commerciales, déterminer les taux de location, administrer les comptes et remplir nos obligations contractuelles;
•  déterminer votre admissibilité à la location d’espaces gérés par Groupe Petra (ex : dossier de crédit);
• effectuer des recherches, développer et gérer les services rendus par Groupe Petra (ex : via des sondages);
• enquêter sur les plaintes et les réclamations et les régler;
• compiler des statistiques et mener des études de marché;
•  livrer des messages personnalisés et des publicités axés sur l’intérêt;
• faire le suivi de l’utilisation de nos sites Internet;
• surveiller l’utilisation du réseau Wi-Fi dans les immeubles;
• administrer les activités du Groupe Petra, y compris à des fins de rapports réglementaire ou de conformité;
• assurer la protection du Groupe Petra contre les erreurs, les fraudes et les fautes professionnelles;
• assurer la sécurité des usagers dans les immeubles.

Nous recueillons, utilisons et communiquons vos Renseignements personnels avec votre consentement ou comme le permet ou l’exige la loi.

Consentement 

De manière générale, en communiquant et/ou en interagissant avec nous, vous consentez à la collecte, l’utilisation, la conservation et la communication de vos Renseignements personnels conformément à la présente Politique, et selon le cas, dans les conditions d’utilisation de nos sites Internet, nos médias sociaux, nos applications mobiles et/ou notre réseau Wi-Fi.

Malgré ce qui précède, nous pouvons communiquer vos Renseignements personnels lorsque la loi, un règlement, une ordonnance du tribunal ou un mandat de perquisition l’exige, en réponse à une enquête gouvernementale ou à toute autre demande légitime. Nous pouvons également communiquer vos Renseignements personnels à nos comptables, auditeurs, agents et avocats pour faire respecter ou protéger nos droits. En outre, nous pouvons communiquer certains Renseignements personnels lorsque nous croyons qu’il est nécessaire de le faire pour protéger nos droits, notre sécurité ou notre propriété, dans la mesure prévue ou autorisée par la loi.
 

Droit de retrait de votre consentement

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps dans les circonstances permises par la loi en communiquant avec nous conformément à la section « Consultation et mise à jour de vos Renseignements personnels ». Toutefois, un tel retrait pourrait empêcher Groupe Petra de continuer sa relation d’affaires avec vous ou restreindre les services qu’il peut vous offrir, mais uniquement dans la mesure où vos Renseignements personnels sont nécessaires à ces fins.
 

Exactitude des Renseignements personnels

Afin de mener à bien ses activités, l’exactitude des renseignements est essentielle au Groupe Petra. Groupe Petra prend des mesures raisonnables pour s’assurer que les Renseignements personnels recueillis, utilisés, divulgués et conservés sont exacts. Groupe Petra pourrait communiquer avec les personnes qui lui ont fourni des Renseignements personnels pour en vérifier l’exactitude, refuser des renseignements qui ne satisfont pas aux exigences de la loi ou entreprendre toute autre mesure jugée nécessaire pour garantir l’exactitude des renseignements. Malgré ce qui précède, dans la mesure où vous nous fournissez des Renseignements personnels, nous supposons que ces informations sont exactes et à jour. Si l’un de vos Renseignements personnels change au cours de notre relation d’affaires, nous nous attendons également que vous nous informiez de ces changements afin que votre dossier puisse être mis à jour.
 

Communication et stockage des Renseignements personnels

Groupe Petra peut communiquer tous Renseignements personnels conformément à loi et notamment comme suit :

•  (i) à ses conseillers, mandataires ou représentants;
• (ii) à des entreprises affiliées ou du même groupe;
• (iii) à des organismes publics lorsque requis ou exigé par la loi;
• (iv) à nos fournisseurs de services afin de, notamment, fournir des services pour et en notre nom;
• (v) à tout partenaire d’affaires suivant notamment votre participation à un concours via notre site Internet ou nos plateformes de médias sociaux; et
• (vi) à une tierce partie qui souhaite acquérir tous droits et intérêts du Groupe Petra ou des entités qu’elle représente dans le cadre d’une vente d’immeuble ou de toute autre opération commerciale.

Dans tous les cas précités, vos renseignements demeureront protégés par les lois en matière de protection des Renseignements personnels applicables.

Vos Renseignements personnels sont traités et stockés au Québec. Dans l’éventualité où un transfert de Renseignement personnel à l’extérieur du Québec serait nécessaire, ce transfert n’aura lieu que s’il est évalué que le Renseignement personnel bénéficierait d’une protection adéquate conformément à la loi. Le transfert sera également soumis aux ententes contractuelles appropriées afin d’assurer une protection adéquate conforme aux lois sur la vie privée.

Conservation et protection des Renseignements personnels

Sauf autrement prévu par la loi, vos Renseignements personnels sont conservés et utilisés uniquement pendant le temps nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles nous les avons collectés, y compris aux fins de respecter nos obligations juridiques, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales et réglementaires appropriées. Groupe Petra a recours à diverses politiques pour protéger les Renseignements personnels en sa possession, dont notamment une politique de conservation, de numérisation et de destruction des Renseignements personnels qui contient un calendrier de conservation. Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos Renseignements personnels afin qu’ils ne puissent plus, en tout temps et de façon irréversible, être associés à vous. Nous nous réservons le droit d’utiliser ces données anonymes à des fins sérieuses et légitimes, sans autre préavis ni consentement de votre part.

Nos employés et toute autre personne pouvant avoir accès à vos Renseignements personnels sont tenus d’en respecter la confidentialité. Nous nous engageons à maintenir les renseignements confidentiels par l’entremise de solutions technologiques dont, notamment, des serveurs sécurisés et des pare-feux. Toutefois, comme il est impossible de garantir de manière infaillible la sécurité des renseignements recueillis ou transmis sur Internet ou via d’autres réseaux de télécommunication accessibles au public, il faut demeurer conscient qu’une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise des moyens électroniques pour transmettre des Renseignements personnels.

Personnes âgées de moins de 14 ans 

Aucun Renseignement personnel de personnes âgées de moins de 14 ans n’est délibérément et sciemment collecté, utilisé ni communiqué par Groupe Petra sans le consentement d’un parent ou du titulaire de l’autorité parentale. Si nous sommes informés que nous avons recueilli des Renseignements personnels d’un enfant de moins de 14 ans ou de l’âge légal applicable dans le pays de résidence de l’enfant, nous supprimerons tous les Renseignements personnels concernant cet enfant.

Consultation et mise à jour de vos Renseignements personnels

Vous pouvez demander d’avoir accès aux Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ou encore demander de modifier, retirer ou corriger certains renseignements à votre dossier, dans certaines circonstances. Vous pouvez aussi demander de retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication de vos Renseignements personnels en communiquant avec nous de l’une des manières suivantes :

         Par la poste
         PETRA LTÉE
         8000, boulevard Langelier, Suite 808
         Montréal (Québec) H1P 3K2
         À l’attention du Responsable de la protection des Renseignements personnels
 

        Par courriel
        vieprivee@groupepetra.com

Plainte

Si vous souhaitez déposer une plainte, veuillez communiquer avec le Responsable de la protection des Renseignements personnels dont les coordonnées sont indiquées dans la section « Consultation et mise à jour de vos Renseignements personnels » ci-dessus. Nous ferons enquête concernant chaque plainte et tenterons de la résoudre.

Modification de la politique

La présente Politique peut être modifiée en tout temps, à la seule discrétion de Groupe Petra. Les modifications entrent en vigueur au moment où celles-ci apparaissent sur notre site Internet que vous pouvez consulter en tout temps. Nous prendrons les mesures appropriées pour porter à votre attention les modifications, notamment en indiquant la date de la dernière mise à jour.

Commentaires et renseignement supplémentaires

Si vous avez des commentaires ou des questions à propos de la présente Politique, veuillez communiquer avec nous de l’une des manières indiquées dans la section « Consultation et mise à jour de vos Renseignements personnels » ci-dessus.